Κάθε μέρα αποστέλλονται στον κόσμο 183 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα. Θα σας πούμε πώς να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας δεν χάθηκε στη γενική μάζα. Και έτσι ώστε ο παραλήπτης όχι μόνο δεν τον έστειλε στο καλάθι, αλλά και απάντησε θετικά σε αυτόν. Οι κανόνες της σύνταξης μιας επιχειρηματικής επιστολής θα είναι χρήσιμοι για όλους. Χωρίς εξαίρεση. ΠΩΣ ΝΑ ΓΙΝΕΙ Η ΕΠΙΣΤΟΛΗ;
Είναι απαραίτητο να αρχίσουμε παραδοσιακά: "Αγαπητέ Ivan Sergeevich, γεια!" Υπήρξε μια περίπτωση όταν μια μεγάλη εταιρεία στην αλληλογραφία της άλλαξε την κλασική έκκληση "Αγαπητέ" στο "Αγαπητέ". Και παρόλο που φαίνεται, συναισθηματικά η έκκληση έγινε πιο ζεστή, οι συνεργάτες ήταν σε εγρήγορση. Σε καμία περίπτωση μην χρησιμοποιήσετε τη φράση "Καλή ώρα της ημέρας" ως χαιρετισμό - καταρχάς, κανείς δεν μιλάει στη ζωή και, δεύτερον, μπορεί να έχετε την εντύπωση ότι δεν σας νοιάζει όταν λαμβάνετε την επιστολή.
ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΣΕ ΓΡΑΜΜΑΤΑ SMILE;
Εάν η επιστολή απευθύνεται σε ξένο και έχει επιχειρηματικό χαρακτήρα, τα χαμόγελα μπορούν να δημιουργήσουν μια αίσθηση εξοικείωσης στον παραλήπτη. Σε ανεπίσημες επιστολές που απευθύνονται σε συναδέλφους, τα χαμόγελα δεν απαγορεύονται. Ωστόσο, εάν υπάρχουν πληροφορίες στην επιστολή που κάποια μέρα μπορεί να χρειαστεί ο διευθύνων σύμβουλος της επιχείρησής σας, σκεφτείτε εάν θέλετε η χαμογελαστή παρένθεση να αγγίξει το μάτι του;
ΠΩΣ ΝΑ ΔΕΝ ΕΠΙΤΡΕΠΕΙ ΝΑΥΤΙΛΙΑΚΕΣ ΕΜΩΩΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΟΛΗ ΤΟΥ ΤΟΝΟΥ ΤΩΝ ΕΠΙΣΤΟΛΩΝ;
Όταν είστε δυσαρεστημένοι με κάτι, αλλά δεν θέλετε να σπάσετε τη σχέση με τον ένοχο της εμφάνισης αρνητικών συναισθημάτων, αλλά πρόκειται να διεξαγάγετε εποικοδομητικό διάλογο μαζί του, μην στείλετε αμέσως την επιστολή. Ας διαβάσουμε το κείμενο σε έναν συνάδελφο που δεν εμπλέκεται στη σύγκρουση ή να το στείλετε αργότερα όταν μπορείτε να γράψετε ένα γράμμα ουδέτερο σε τόνο.
ΠΟΙΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΤΕ ΤΙΣ ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ;
Μια επιστολή θα πρέπει πάντα να έχει ένα θέμα. Αυτό δίνει το μήνυμα κατάστασης και συχνά σώζει από το να μπει σε spam. Το θέμα θα πρέπει να είναι σύντομο και ευρύχωρο για να σας υποδείξει ή για το θέμα της συνεργασίας σας με τον παραλήπτη. Για παράδειγμα, εάν συναντήσατε έναν πελάτη σε ένα συνέδριο, ένα φόρουμ ή μια έκθεση, είναι λογικό να υποθέσουμε ότι θα υπάρχουν πολλά γράμματα στο κουτί του με το θέμα "προσφορά" ή "συνεργασία". Επομένως, να του υπενθυμίσετε καλύτερα το όνομά σας ή το όνομα της εταιρείας σας. Και αν έχετε από καιρό γνωστό, τότε στο θέμα της επιστολής αναφέρετε το θέμα της ομαδικής εργασίας ή την ευκαιρία της αλληλογραφίας: "το θέμα του ...", "σχολιάστε ..."
ΕΙΝΑΙ ΑΞΙΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΓΙΑ ΝΑ ΠΑΡΕΤΕ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΣΗΜΗ ΓΛΩΣΣΑ ΣΤΗΝ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΗ;
Εάν λάβατε μια επιστολή γραμμένη με αυστηρό επιχειρησιακό τόνο, τότε πρέπει να την απαντήσετε με τον ίδιο τρόπο. Παραμελούν αυτόν τον κανόνα της σύνταξης μιας επιχειρηματικής επιστολής δεν πρέπει να είναι.
Η εμπειρία δείχνει ότι η μετάβαση από μια τυπική γλώσσα σε μια άτυπη στην επαγγελματική αλληλογραφία οδηγεί συχνά σε αναποτελεσματική αλληλεπίδραση. Θα είναι δύσκολο για εσάς να συζητήσετε θέματα επιχειρήσεων και να ενθαρρύνετε τους εταίρους να εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις τους εάν η επικοινωνία σας με αυτούς έχει γίνει φιλική. Η επίσημη γλώσσα βοηθάει στην απομάκρυνση και την αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων. Το τυπικό στυλ βοηθάει να είναι σωστά πρώτα από όλα στις δικές τους δηλώσεις, γεγονός που οδηγεί σε καλύτερα αποτελέσματα.
ΕΙΝΑΙ ΜΙΑ ΜΕΘΟΔΟΣ ΓΙΑ ΝΑ ΑΝΤΑΠΟΚΡΙΝΕΙ ΤΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΓΡΗΓΟΡΑ ΓΙΑ ΝΑ ΣΤΕΙΛΕΤΕ ΑΠΑΝΤΗΣΗ
Αντί να γράφετε στο θέμα "επειγόντως" ή "άμεσα", είναι καλύτερο να καθορίσετε στο κείμενο της επιστολής το ακριβές χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου θέλετε να λάβετε μια απάντηση. Για παράδειγμα: "Σας ζητώ να απαντήσετε μέχρι μια τέτοια ημερομηνία" ή "Σας ζητώ ειλικρινά να ενημερώσετε για την απόφασή σας όχι αργότερα από αυτή την ημερομηνία. Μην προσπαθήσετε να επιταχύνετε τη διαδικασία, λέγοντας στον παραλήπτη να αναμένει την απάντηση: «Ελπίζω τη συγκατάθεσή σας» ή «Να απαντήσω καταφατικά». Δώστε στο άτομο την ευκαιρία να σκεφτεί για τον εαυτό του.
ΣΕ ΚΑΜΙΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ, ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΕΤΕ ΤΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ;
Αυτό το εργαλείο πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο όταν η περίπτωση που αναφέρεται στην επιστολή είναι πραγματικά επείγουσα και σημαντική όχι μόνο για εσάς αλλά και για τον παραλήπτη σας. Πιστεύετε ότι όλες οι περιπτώσεις είναι έτσι; Σημειώστε όλες τις επιστολές σας στο Διαδίκτυο με κόκκινες σημαίες και θαυμαστικά - λάθος. Θυμηθείτε το παραμύθι για έναν κόκορα και έναν λύκο: όταν πραγματικά χρειάζεστε μια επιστολή που θα διαβαστεί αμέσως, θα αγνοηθεί.
ΠΩΣ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ ΣΤΙΣ ΓΡΑΠΤΕΣ ΠΟΥ ΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΕΙ;
Εάν είστε αναγκασμένοι να αρνηθείτε κάτι, μην ξεκινήσετε το μήνυμα με δήλωση αποτυχίας. Περιγράψτε συνοπτικά τους λόγους της απόφασής σας και καταστήστε σαφές ότι υπό ορισμένες περιστάσεις είναι δυνατό να επιστρέψετε στην εξέταση του θέματος. Ευχαριστώ για το ενδιαφέρον που παρουσιάσατε, εκφράστε τη λύπη σας για το αποτέλεσμα αυτής της περίπτωσης και ολοκληρώστε την επιστολή με μια θετική σημείωση, για παράδειγμα, "Εύχομαι η επιτυχία".
Τι πρέπει να κάνετε αν το γράμμα είναι πολύ μακρύ;
Δομή του κειμένου, σπάστε το σε κεφάλαια, παραγράφους, παραγράφους - διαφορετικά το μακρύ μήνυμα είναι δύσκολο να αντιληφθεί. Αν οι πληροφορίες δίδονται από ένα συνεχές κομμάτι, τότε στη δεύτερη γραμμή το άτομο αρχίζει να χάνει το ενδιαφέρον του. Η ιδανική φόρμουλα για την κατάρτιση μεγάλων γραμμάτων Internet μοιάζει με αυτό: μια σκέψη είναι μια παράγραφος. Είναι επίσης σημαντικό να αποφεύγετε σύνθετες προτάσεις και θολές φράσεις. Για να απαντήσετε γρήγορα στην επιστολή σας, ένα άτομο πρέπει να είναι σε θέση να καταλάβει από την πρώτη φορά τι πραγματικά θέλει από αυτόν.
ΠΩΣ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΚΑΛΥΤΕΡΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ;
Απαντώντας στην επιστολή, αρκεί να υποδείξετε στο τέλος το όνομά σας και το επώνυμό σας. Αν ξεκινήσετε την αλληλογραφία, στη συνέχεια υποδείξτε τη θέση σας και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας. Χρησιμοποιώντας στην αρχή της επιστολής την έκκληση "Αγαπητέ ...", μην την τερματίζετε με τη φράση "Με εκτίμηση". Γράψτε: "Με μεγάλη χαρά" ή "Ειλικρινά δικοί σας". Πάρτε αρκετούς τύπους υπογραφών στο mailer και χρησιμοποιήστε τα ανάλογα με την κατάσταση.
ΣΤΟ ΔΗΜΟΦΙΛΕΙΟ ΧΩΡΩΝ.
• Σύμφωνα με την ερευνητική εταιρεία Radicati Group, 183 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικές επιστολές αποστέλλονται καθημερινά στον κόσμο, δηλαδή πάνω από 2 εκατομμύρια γράμματα ανά δευτερόλεπτο.
• Η Kaspersky Lab, ένας πολύ γνωστός κατασκευαστής συστημάτων κατά της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, εκτιμά ότι το 80% όλων των μηνυμάτων που αποστέλλονται σε μια μέρα είναι spam.
• Σύμφωνα με τον οργανισμό Gallup Media, από τα 70 εκατομμύρια εγγεγραμμένους χρήστες του συστήματος αλληλογραφίας mail.ru, σχεδόν 8 εκατομμύρια ελέγχουν καθημερινά το γραμματοκιβώτιό τους.
• Το μεγαλύτερο μέρος του spam στέλνεται από τις ΗΠΑ, τη Ρωσία και την Πολωνία.
• Τα πιο συχνά θέματα μη εξουσιοδοτημένης διαφήμισης, τα οποία αποστέλλονται με αλληλογραφία, είναι τα φάρμακα και οι γνωστοί.