Από τη σκοπιά της διαχείρισης του χρόνου, οι άγρυπνες νύχτες στο γραφείο, το τηλέφωνο με σχίσιμο και η απόρριψη ενός μεσημεριανού διαλείμματος είναι τα πρώτα σημάδια αντιεπαγγελματισμού. Οι εργαζόμενοι που μένουν αργά στο γραφείο σήμερα δεν αντιλαμβάνονται τους εργάτες αλλά τους ερασιτέχνες που δεν είναι σε θέση να κατανείμουν σωστά το χρόνο τους. Πώς να λύσετε το πρόβλημα της εργασίας και της εργασίας και να μάθετε πώς να διαχειριστείτε τα πάντα; Πώς μπορεί κάποιος να κυριαρχήσει την τέχνη της αυτο-οργάνωσης; Χρησιμοποιήστε τη συμβουλή ειδικών.
Ορίστε προτεραιότητες.
Η πρώτη εντολή της διαχείρισης του χρόνου: να δοθεί σωστή προτεραιότητα. Προσδιορίστε τι είναι πιο σημαντικό για σας: να είστε μια ιδανική μητέρα και σύζυγος ή να αφιερώσετε τον εαυτό σας αποκλειστικά για να κατακλύσετε τη σκάλα υπηρεσίας; Θέλετε να μάθετε πώς να συνδυάζετε; Τίποτα δεν είναι αδύνατο. Αλλά από το πρόβλημα της επιλογής δεν μπορείτε ακόμα να ξεφύγετε. Είναι απαραίτητο να διακρίνουμε τις δευτερεύουσες εργασίες από εκείνες με τις οποίες μπορούμε να περιμένουμε. Απλά μην τραβήξετε μάταια χρόνο, ανατρέξτε σε πονοκέφαλο ή αηδιαστικό καιρό. Επίσης, δεν χρειάζεται να σπαταλάτε χρόνο σε άσκοπη φλυαρία με τους συναδέλφους, φυσικά, εάν αυτό δεν είναι ένα μεσημεριανό διάλειμμα. Απλά πρέπει να καθίσετε και να κάνετε ό, τι σχεδιάστηκε για σας. Μετά από όλα, όπως γνωρίζετε, ο χρόνος είναι χρήμα.
Αποφασίστε για τους στόχους.
«Όταν μιλάμε για τη διαχείριση του χρόνου, είναι γελοίο να ανησυχείς για την ταχύτητα, να μην λύσεις το θέμα της προσθήκης χρήματος, να σώζεις λεπτά, να χάσεις μήνες και χρόνια», λέει ο γκουρού της διαχείρισης χρόνου Steven Covey. Ήρθε η ώρα να σκεφτείτε σοβαρά τους στόχους σας τόσο στην προσωπική σας ζωή όσο και στην εργασία σας. Τότε μόνο εσείς μπορείτε να καθορίσετε σαφώς τι απαιτεί περισσότερο χρόνο και τι δεν μπορείτε να το ξοδέψετε καθόλου. Έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε για εσάς τον συστηματικό χαρακτήρα ορισμένων σταδίων που οδηγούν στην επίτευξη του στόχου. Ένα προς ένα.
Ζήστε σύμφωνα με το σχέδιο.
Δεν είναι τόσο βαρετό όσο φαίνεται με την πρώτη ματιά. Επιπλέον, ο σχεδιασμός βοηθά στην καταπολέμηση της «σκλήρυνσης». Είναι ένα άλλο θέμα που δεν είναι όλοι και δεν επιτυγχάνουν πάντα την τήρηση του σχεδίου. Πολλοί από εμάς χρησιμοποιούν το ημερολόγιο απλά ως σημειωματάριο. Συνήθως σε αυτήν οι τρέχουσες εργασίες συνδέονται με μια συγκεκριμένη ημέρα, αλλά ταιριάζουν με μια εντελώς τυχαία σειρά. Οι ειδικοί συστήνουν να χωριστεί η σελίδα του ημερολογίου στο μισό. Στο αριστερό μέρος, όσο το δυνατόν σαφέστερα, γράψτε τις "καυτές" περιπτώσεις. Στη δεξιά - μια λίστα των "προαιρετικών" καθηκόντων που πρέπει να γίνουν σήμερα, αλλά χωρίς να συνδέονται με κάποια ακριβή ώρα. Στη λίστα αυτή, πρέπει να προσδιορίσετε 2-3 βασικές εργασίες. Και μόλις έχετε ελεύθερο λεπτό ανάμεσα σε "καυτά" περιστατικά, ξεκινήστε αμέσως την επίλυση των "μη δεσμευτικών" καθηκόντων, κατά σειρά σπουδαιότητας.
Φάτε έναν ελέφαντα!
Όσο μεγαλύτερη είναι η εργασία και όσο περισσότερο είναι, τόσο πιο δύσκολο είναι να αναγκαστείς να την εκπληρώσει. Πρόκειται κυρίως για πολύ μεγάλα καθήκοντα, στην ορολογία της διαχείρισης του χρόνου - "ελέφαντες".
"Elephant" μπορεί να είναι: η προετοιμασία μιας έκθεσης, η ανάπτυξη ενός ετήσιου επιχειρηματικού σχεδίου, η επισκευή ενός διαμερίσματος, η εκμάθηση μιας ξένης γλώσσας, η απαλλαγή από τα υπερβολικά κιλά.
Το κύριο πρόβλημα στη σύγκρουση με τους "ελέφαντες" είναι η κοινή επιθυμία μας για παγκοσμιοποίηση, διεύρυνση των καθηκόντων (θυμηθείτε την έκφραση "να φτιάξουμε μια μύγα ελέφαντα"). Υπάρχει μόνο ένας τρόπος να αντιμετωπιστεί αυτό το πάθος για την παγκοσμιοποίηση και να μπορέσετε να "φάτε έναν ελέφαντα" - να τον χωρίσετε σε μικρότερες, εύκολα μετρήσιμες "μπριζόλες" και να τις φάτε μία προς μία καθημερινά. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να διαιρέσετε τον "ελέφαντα" έτσι ώστε κάθε "μπριζόλα" να σας βοηθά να πλησιάσετε το αγαπημένο σας γκολ. Λοιπόν, για παράδειγμα, μην διαβάσετε στο άρθρο του περιοδικού σχετικά με τα οφέλη της γυμναστικής, και να λάβει και να εκτελέσει 10 push-ups.
Η μέθοδος του "Ελβετικού τυριού" μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ξοδέψετε λιγότερο χρόνο και προσπάθεια στην ταλάντευση. Προσπαθήστε να εκτελέσετε την εργασία όχι με τη σειρά που υπαγορεύεται από τη λογική, αλλά αυθαίρετα, σαν να "γεμίζετε" από διάφορα μέρη μικρά κομμάτια - τα πιο εύκολα, πιο ευχάριστα κλπ. Έτσι, κατά την προετοιμασία μιας έκθεσης, για παράδειγμα, μπορείτε πρώτα να επιλέξετε εικονογραφήσεις, να περιγράψετε μερικά από τα πιο απλά και κατανοητά σας παραγράφους. Εσείς ο ίδιος θα εκπλαγείτε πόσο σύντομα στο "τυρί" υπάρχουν τόσες πολλές τρύπες που "τελειώνουν τρώγοντας" θα είναι μερικές μικροδουλειές.
Μάθετε να λέτε όχι.
Οι άσπλαχνες στατιστικές λένε ότι: αν εργάζεστε στο γραφείο, είστε σκισμένοι από την υπόθεση κατά μέσο όρο μία φορά σε 8 λεπτά. Λόγω αυτού, μόνο σε μια τρύπα ρηχών περισπασμών ρέει σε δύο ώρες την ημέρα, και αυτό είναι το 12% του κεφαλαίου σας. Αυτά τα στατιστικά στοιχεία ισχύουν μόνο για τα στελέχη - απασχολημένα, ενεργά, ικανά να οργανωθούν. Τι μπορούμε να πούμε για τους απλούς εργαζόμενους; Η παραγωγικότητα της εργασίας τους είναι συνήθως αρκετές φορές μικρότερη από την πιθανή. Μάθετε να λέτε όχι. Σθεναρά, αλλά ευγενικά! Μπορείτε, χωρίς να παραβαίνετε, να καταστήσετε σαφές ότι τώρα είστε πολύ απασχολημένοι, αλλά με ευχαρίστηση θα πιείτε λίγο καφέ (συζητήστε την ταινία, συμβουλευτείτε) λίγο αργότερα.
Εξετάστε βιορυθμούς.
Ακούστε το σώμα σας. Εάν είστε "κουκουβάγια" - μην σχεδιάζετε σοβαρές συναντήσεις και σημαντικά θέματα για το πρώτο μισό της ημέρας. Θεωρήστε ότι οι δικοί σας βιορυθμοί μπορούν και πρέπει να είναι. Μετά από όλα, είναι σε θέση να επηρεάσουν έντονα την ικανότητά μας να εργαστούμε. Προσδιορίστε τον εαυτό σας την ώρα της ημέρας, όταν σας δίνεται η πιο εύκολη δουλειά. Μόνο με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να διαθέσετε αποτελεσματικά το χρόνο εργασίας.
Ο γνωστός θεωρητικός της διαχείρισης του χρόνου Bodo Schaefer έγραψε κάποτε: "Η ζωή είναι σαν μια εταιρεία που πουλάει ταχυδρομικά: παίρνουμε ό, τι παραγγείλαμε". Έτσι κάνετε τη σωστή επιλογή. Αυτή είναι μια κάθετη με σκοπό την επιτυχία της ζωής.